Google Docs Là Gì? Đọc Ngay Nếu Muốn Nâng Cao Năng Suất Làm Việc

LƯỢT XEM: 467
Google Docs Là Gì? Đọc Ngay Nếu Muốn Nâng Cao Năng Suất Làm Việc

Nếu như lúc xưa, kỹ năng vi tính văn phòng trong đó bao gồm sử dụng thành thạo bộ công cụ của Microsoft: Word, Excel, Powerpoint,… là bắt buộc thì nay mọi chuyện đã khác. Google Drive của ông trùm tìm kiếm có vẻ vượt trội hơn và nếu chưa biết đến nó hay cách sử dụng, bạn có thể bị thụt lùi về phía sau trước thời đại phát triển của công nghệ.

Hôm nay hãy cùng Khang tìm hiểu về nó. Bạn sẽ được mở mang tầm mắt về những ích lợi mà nó mang lại cho công việc hằng ngày của mình. Cho dù ngành nghề bạn đam mê và theo đuổi là gì đi nữa: SEO hay Marketing thậm chí là Sale thì cũng cần tới người trợ thủ đắc lực giúp bạn nâng cao năng suất hiệu quả làm việc của mình.

1 Google Docs là gì?

<b>Google Docs là gì?</b>
Google Docs là gì?

Định nghĩa

Google Docs là một chương trình xử lý văn bản trực tuyến đã thay đổi cách chúng ta viết, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu từ năm 2012. Do có nhiều tính năng, nó được coi là một sự thay thế linh hoạt và hiệu quả hơn cho phần mềm Microsoft Word nổi tiếng.

Ưu và nhược điểm của các tính năng Google Docs

Không ai là hoàn hảo kể cả con người thế nên thế nên cho dù Google Docs có một vài nhược điểm nhưng những ưu điểm của phần mềm này vẫn vượt trội hơn bao giờ hết.

Ưu điểm

Nhược điểm

Google Docs là một chương trình miễn phí. Truy cập Internet là bắt buộc. Hơn nữa, tốc độ công việc của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào tốc độ kết nối của bạn.
Tiến trình của bạn được lưu tự động nếu bạn được kết nối với internet. Tất cả các tài liệu được lưu trên tài khoản của bạn và nếu bạn mất tài khoản này vì một số lý do, bạn sẽ mất tất cả các tài liệu.
Tất cả dữ liệu được lưu trên đám mây của Google. Điều này giúp bạn tự do mở tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào vào bất kỳ lúc nào và không cần sử dụng ổ đĩa flash.
Bạn có thể chia sẻ tài liệu nào mình muốn thông qua một liên kết hoặc bằng cách cung cấp quyền truy cập cho một số người dùng nhất định.
Tối đa 100 người dùng có thể xem, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến hoặc đưa ra đề xuất và để lại nhận xét.

Bạn thấy đó Google Docs cho phép tạo ra cơ hội hợp tác và linh hoạt hơn so với phần mềm Microsoft Word. Tuy nhiên, bạn phải luôn chú ý đến kết nối cũng như tốc độ internet của mình và cố gắng hết sức để bảo mật tài khoản Google để ngăn chặn mọi tình huống đáng tiếc như bị người khác hack mất.

Bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu thêm về một số tính năng của tài liệu Google Docs. Nó hữu ích như thế nào trong việc hỗ trợ tăng tốc công việc của bạn cũng như khả năng cộng tác với những người dùng khác.

2 Các tính năng nổi trội của Google Docs

<b>Các tính năng nổi trội của Google Docs</b>
Các tính năng nổi trội của Google Docs

Chuyển đổi mọi tài liệu sang định dạng Google Docs

Google Docs cho phép bạn tải lên mọi định dạng tệp ví dụ như Microsoft Word hoặc Adobe PDF và chuyển đổi nó thành tài liệu Google Docs có thể chỉnh sửa. Để làm điều đó, bạn cần truy cập Google Drive của mình, nhấp vào “Mới” rồi “Tải lên tệp” và chọn tài liệu trên máy tính của bạn.

Tải tệp lên Google Drive

Sau đó trong Google Drive, mở tài liệu bạn đã tải lên và chọn “Mở bằng – Open with” rồi chọn Google Docs. Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc với tệp đó theo cách bạn sẽ làm việc với bất kỳ tài liệu Google Docs nào khác.

chuyển đổi định dạng sang google docs

Google Docs cung cấp cho người dùng nhiều cách khác nhau để thêm hình ảnh vào tài liệu:

  1. Tải nó lên từ máy tính của bạn hoặc kéo nó từ bất kỳ thư mục nào trên máy tính và thả vào tài liệu Google Docs.
  2. Tìm kiếm trên web một hình ảnh mà bạn cần thông qua tìm kiếm Google.
  3. Thêm một hình ảnh từ Google Drive của bạn.
  4. Thêm một hình ảnh từ Google Photos.
  5. Chèn URL của hình ảnh để nó tự động được thêm vào tài liệu của bạn.
  6. Chụp ảnh và tải nó lên tài liệu của bạn. Tùy chọn này rất tiện dụng nếu bạn đang làm việc trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.

Sáu cách thêm ảnh trong Google docs

Tùy chọn thứ bảy thì đặc biệt hơn. Nó sử dụng các đề xuất hình ảnh từ Google bằng cách nhấp vào nút Khám phá, viết một đoạn văn bản liên quan đến hình ảnh bạn cần trong thanh tìm kiếm và chọn thứ bạn thích.

Cách tìm ảnh bằng trình khám phá

Hơn nữa, bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh ngay trong tài liệu Google của bạn bằng cách nhấp vào hình ảnh và chọn tùy chọn hình ảnh trong menu ở trên.

  • Thay đổi màu sắc, điều chỉnh độ trong suốt, độ sáng và độ tương phản.
  • Cắt hình ảnh và sau khi bạn hài lòng với kết quả, chỉ cần nhấp vào bất cứ nơi nào trong tài liệu.
  • Thêm văn bản ALT vào hình ảnh nếu bạn đang viết cho web. Để làm được điều đó, bạn nhấp chuột phải vào hình ảnh, chọn Định dạng và nhấp vào Văn bản thay thế. Ở đây, bạn có thể thêm tiêu đề và mô tả cho hình ảnh của mình.

Nếu muốn thay thế hình ảnh, bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng cách nhấp vào hình ảnh và chọn một hình ảnh khác từ sáu nguồn khác nhau.

Google Docs cho phép bạn lưu hình ảnh từ Google Docs vào ứng dụng Google Keep Notes và sau đó tìm thấy nó trên bất kỳ thiết bị được bạn kết nối với tài khoản Google.

Xây dựng biểu đồ, sơ đồ và tạo bản vẽ

Google Docs cũng cho phép bạn thêm dữ liệu từ Google Sheets và tạo bốn loại biểu đồ khác nhau:

  • Bar
  • Column
  • Line
  • Pie

Để thêm biểu đồ, bạn mở mục Chèn trên thanh công cụ, sau đó nhấp vào Biểu đồ và chọn loại bạn thích. Đừng quên chọn “Nguồn mở – Open Source” trong menu thả xuống ở góc trên cùng bên phải của biểu đồ, sau đó bạn nhập dữ liệu trong tài liệu Google Sheets được mở ở một tab khác rồi nhấp vào nút “Cập nhật biểu đồ” trong Google Docs.

Bạn cũng có thể tạo bản vẽ hoặc thêm chúng từ Google Drive. Để thêm bản vẽ, bạn chọn Chèn => Bản Vẽ => Mới. Trong cửa sổ mở lên, bạn có thể tạo, tải lên hoặc chỉnh sửa hình ảnh sau đó bấm Lưu và Đóng. Bạn luôn có thể chỉnh sửa những gì bạn đã tạo bằng cách nhấp vào nó và chọn Chỉnh sửa.

Kiểu định dạng văn bản

Định dạng văn bản là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Docs và hữu ích nhất để tạo các văn bản có cấu trúc logic và được định dạng đẹp mắt.

Trong Google Docs, bạn có thể thiết lập tiêu đề và định dạng văn bản. Bạn có thể chỉnh sửa căn chỉnh, khoảng cách dòng, thụt lề, màu sắc và tô sáng văn bản, phông chữ, kích thước văn bản, nhấn mạnh chính tả (in đậm, in nghiêng và gạch chân) và xóa tất cả định dạng văn bản.

Để thêm tiêu đề, bạn chọn Chèn => Tiêu đề & số trang => Tiêu đề – thêm bất kỳ văn bản hoặc hình ảnh nào bạn muốn và nhấp vào bất cứ đâu để thoát menu tiêu đề. Tương tự như thế bạn thực hiện thêm số trang nếu muốn sử dụng tính năng này.

Bạn có thể lưu và sử dụng bất kỳ kiểu định dạng nào làm mặc định vì thế không phải thiết lập định dạng từ đầu mỗi khi tạo tài liệu. Để làm điều đó, bạn chọn Kiểu chữ => Tùy chọn => Lưu làm kiểu mặc định của tôi. Mỗi lần bạn muốn đặt kiểu mặc định của mình thì chỉ cần chọn Kiểu chữ => Tùy chọn => Sử dụng kiểu mặc định của tôi.

Ngoài ra còn có một tùy chọn để tạo bảng mục lục bằng cách bạn hãy chọn Chèn => Mục lục và chọn kiểu bạn thích. Cập nhật mục lục của bạn mỗi khi bạn thay đổi tiêu đề hoặc nội dung.

Các tính năng của Google Docs cho phép bạn xem tài liệu phác thảo ở phần bên trái của tài liệu của bạn bằng cách chọn Xem và đánh dấu Hiển thị bố cục tài liệu. Phác thảo này sẽ được tự động hình thành từ văn bản bạn đã đánh dấu là tiêu đề.

Tăng khả năng cộng tác cùng Google Docs

Các tính năng của Google Docs cũng bao gồm sự hợp tác và làm việc theo nhóm. Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tài liệu theo một vài cách khác nhau. Ví dụ: bạn có thể gửi liên kết đến tài liệu của mình hoặc chia sẻ tài liệu với những người dùng Google cụ thể bằng cách thêm email của họ.

Lưu ý rằng bạn có thể cung cấp ba loại quyền truy cập:

  • Xem – nó cho phép người dùng xem tài liệu của bạn mà không cần thực hiện bất kỳ chỉnh sửa hoặc đề xuất nào đối với tài liệu đó.
  • Chỉnh sửa – nó cho phép mọi người có quyền truy cập thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu.
  • Nhận xét – loại quyền truy cập Google Docs này phù hợp để phê duyệt tài liệu, nhận phản hồi và thêm nhận xét mà không thay đổi tài liệu.

Ví dụ: bạn có thể đưa ra đề xuất cho bất kỳ văn bản hoặc hình ảnh nào bằng cách nhận xét về chúng hoặc đề xuất chỉnh sửa bằng cách xóa hoặc thêm một số văn bản.

Chủ sở hữu của tài liệu sẽ thấy mọi đề xuất và có thể chấp nhận hay từ chối giải quyết nó hoặc để lại một số nhận xét phản hồi. Để thêm người dùng khác vào cuộc trò chuyện, bạn có thể thêm @ hoặc + và chọn địa chỉ email từ danh sách thả xuống.

Bạn luôn có thể xem lịch sử “Nhận xét của tài liệu” và bật hoặc tắt thông báo nhận xét mới nếu có.

Để xem toàn bộ lịch sử thay đổi được thực hiện đối với tài liệu, bạn đi tới Tệp => Lịch sử phiên bản => Xem lịch sử phiên bản hoặc nhấp vào Tất cả các thay đổi được lưu. Bạn dễ dàng quay lại và xóa bất kỳ phiên bản nào của văn bản hoặc lưu hiện tại phiên bản dưới một tên tùy chỉnh.

Thanh công cụ

Đây là những gì bạn có thể làm trong thanh Công cụ:

  • Xem số lượng trang, từ và ký tự trong số lượng từ.
  • Tìm tất cả các chỉnh sửa hoặc nhận xét không được chấp nhận, từ chối hoặc giải quyết thông qua tùy chọn Đánh giá đề xuất chỉnh sửa.
  • Tìm hình ảnh qua kết quả tìm kiếm trên web hoặc Google Drive của bạn trong phần Khám phá.
  • Sử dụng từ điển Google để tìm nghĩa của bất kỳ từ nào.
  • Tạo một bản sao của tài liệu được dịch sang bất kỳ ngôn ngữ nào do Google trình bày.
  • Gõ bằng giọng nói của bạn, đây là một lựa chọn rất hữu ích nếu bạn đang vội hoặc làm việc trên điện thoại di động.
  • Viết mã JavaScript trong Tập lệnh Google Apps để thêm một số chức năng tùy chỉnh và các tính năng của Google Docs.
  • Thay đổi cài đặt của các từ viết hoa, liên kết, danh sách, mục hành động, trích dẫn thông minh hoặc thiết lập các giá trị thay thế tự động tùy chỉnh thông qua Tùy chọn.

Tiện ích Google Docs

Nhiều bản Google Docs được sử dụng với một số tiện ích mở rộng đặc biệt. Để thêm tiện ích mở rộng, bạn đi tới Tiện ích bổ sung => Nhận tiện ích bổ sung. Trong cửa sổ mở, bạn có thể tìm thấy thư viện các tiện ích bổ sung, sắp xếp chúng theo chủ đề hoặc tìm tiện ích mở rộng theo tên trong thanh tìm kiếm.

Ví dụ: bạn có thể cài đặt các tiện ích bổ sung sau:

  • PandaDoc để tạo chữ ký điện tử
  • Kaizena để lại bình luận bằng giọng nói
  • MindMeister để tạo bản đồ tư duy dựa trên danh sách gạch đầu dòng
  • Trình tạo mã QR để tạo mã QR cho các tệp của bạn trên Google Drive
  • VisualCV Resume Builder để tạo CV tùy chỉnh và nhiều CV khác

Sử dụng và kiểm soát các tiện ích bổ sung của bạn thông qua menu thả xuống Tiện ích.

Phím tắt các tính năng được sử dụng nhiều nhất

Hotkey là một trong những tính năng của Google Docs giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Trung tâm Kiến thức G – Suite cung cấp danh sách chi tiết các phím tắt trên mỗi sản phẩm của Google, vì vậy đây là những gì bạn được cung cấp để tìm hiểu về Google Docs:

Phím tắt trong google docs

Kết

Cuối cùng, Google Docs cung cấp một loạt các tính năng hữu ích để bạn:

  • Viết và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến trên mọi thiết bị được kết nối với tài khoản Google của bạn cũng như tự động lưu tiến trình trên dịch vụ Google Drive dựa trên đám mây.
  • Hợp tác với những người dùng khác, để lại nhận xét và dễ dàng chia sẻ tài liệu của bạn.
  • Thêm và chỉnh sửa hình ảnh cũng như nhận đề xuất từ ​​Google về bất kỳ hình ảnh nào phù hợp với văn bản của bạn.
  • Xây dựng biểu đồ, sơ đồ và thậm chí tạo bản vẽ tùy chỉnh.
  • Định dạng văn bản và lưu kiểu yêu thích của bạn làm mặc định.
  • Xem phác thảo tài liệu tương tác để điều hướng dễ dàng.
  • Sử dụng từ điển Google, kiểm tra chính tả và nhập giọng nói, dịch tài liệu,
  • Làm cho công việc của bạn hiệu quả hơn với các tiện ích bổ sung và phím tắt Google Docs.

Nếu bạn coi trọng thời gian và hiệu quả làm việc của mình, hãy thử Google Docs cho các dự án công việc hay của cá nhân chính mình. Khang hy vọng vài viết hữu ích cho bạn. Chúc bạn sớm thành thạo Google Docs.

>>>> Tham khảo: 12 Biểu Đồ Gantt Quản Lý Dự Án SEO – Marketing Hiệu Quả 99%

20 Phản hồi

Bình Luận

R - SEO ToolsSEO & Marketing ToolThemes WordPressPlugins WordPress